ทำบิลหอพัก 100 ห้อง ใช้เวลา 5 ชั่วโมง?
5 วิธีลดเวลาให้เหลือ 30 นาที
สารบัญ
- → ทำไมทำบิลหอพักถึงเสียเวลามาก?
- → วิธีที่ 1: ทำบิลด้วย Excel ตัวเปล่า
- → วิธีที่ 2: ใช้เทมเพลต Excel สำเร็จรูป
- → วิธีที่ 3: ใช้ Google Forms เก็บข้อมูล
- → วิธีที่ 4: ใช้ Google Sheets + Google Apps Script
- → วิธีที่ 5: ใช้ระบบอัตโนมัติ (Flowly Dorm)
- → เปรียบเทียบ 5 วิธี แบบละเอียด
- → Case Study: หอพัก 120 ห้อง ลดเวลา 90%
- → คำถามที่ถามบ่อย (FAQ)
ทำไมทำบิลหอพักถึงเสียเวลามาก?
ถ้าคุณเป็นเจ้าของหอพัก 100 ห้อง คุณอาจเคยประสบปัญหานี้: ทุกต้นเดือนต้องนั่งทำบิลค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ใช้เวลา 5-6 ชั่วโมง แถมยังต้องคำนวณด้วยมือ กลัวผิดพลาด และส่งบิลทีละคนผ่าน LINE
ปัญหานี้ไม่ได้เกิดจากความไม่เก่งของคุณ แต่เกิดจาก วิธีการทำงานที่ล้าสมัย ซึ่งมีขั้นตอนซับซ้อนและเสียเวลามากเกินไป
🚨 ปัญหาที่เจ้าของหอพักเจอบ่อย
- ✗ ส่งบิลผิดห้อง - ลูกบ้านห้อง 201 ได้บิลของห้อง 202
- ✗ คำนวณค่าน้ำค่าไฟผิด - ลืมหักเลขมิเตอร์เดือนก่อน
- ✗ จดมิเตอร์ผิด - พิมพ์เลขผิด ทำให้บิลผิดพลาด
- ✗ ลูกบ้านโอนเงินแล้ว แต่ไม่รู้ - ไม่มีระบบติดตามการชำระเงิน
บทความนี้จะแนะนำ 5 วิธีลดเวลาทำบิลหอพัก ตั้งแต่วิธีฟรี (Excel Template) ไปจนถึงระบบอัตโนมัติ (Flowly Dorm) พร้อมเปรียบเทียบข้อดี-ข้อเสีย ราคา และความยากง่าย เพื่อให้คุณเลือกวิธีที่เหมาะกับหอพักของคุณ
Infographic: เปรียบเทียบ 5 วิธีลดเวลาทำบิลหอพัก จาก 5-6 ชั่วโมง เหลือ 15-30 นาที
วิธีที่ 1: ทำบิลด้วย Excel ตัวเปล่า (ใช้เวลา 5-6 ชั่วโมง)
นี่คือวิธีที่เจ้าของหอพักส่วนใหญ่ใช้อยู่ในปัจจุบัน: เปิด Excel ขึ้นมา พิมพ์ชื่อลูกบ้าน ห้อง ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ แล้วคำนวณด้วยมือ
📋 ขั้นตอนการทำงาน (100 ห้อง)
- เดินจดมิเตอร์น้ำ-ไฟทุกห้อง (1-2 ชั่วโมง)
- พิมพ์เลขมิเตอร์ลง Excel (30-45 นาที)
- คำนวณหน่วยที่ใช้ (เลขมิเตอร์ใหม่ - เลขมิเตอร์เก่า) (30 นาที)
- คำนวณค่าน้ำค่าไฟ (หน่วย × ราคา) (30 นาที)
- รวมค่าเช่า + ค่าน้ำ + ค่าไฟ (15 นาที)
- Copy-Paste บิลส่งให้ลูกบ้านทาง LINE ทีละคน (1-2 ชั่วโมง)
⏱️ รวมเวลา: 5-6 ชั่วโมง (สำหรับ 100 ห้อง)
✅ ข้อดี
- ฟรี - ไม่ต้องลงทุนซื้อซอฟต์แวร์
- ยืดหยุ่น - ปรับแต่งได้ตามต้องการ
- ไม่ต้องเรียนรู้ระบบใหม่ - ใช้ Excel ที่คุ้นเคยอยู่แล้ว
❌ ข้อเสีย
- เสียเวลามาก - 5-6 ชั่วโมง/เดือน
- ผิดพลาดง่าย - คำนวณผิด พิมพ์ผิด ส่งผิดห้อง
- ไม่มีระบบติดตามการชำระเงิน - ต้องเช็คด้วยตัวเองว่าใครโอนแล้ว ใครยัง
- ลูกบ้านรอนาน - ต้องรอให้เจ้าของทำบิลเสร็จก่อนถึงจะรู้ว่าต้องจ่ายเท่าไหร่
💡 เหมาะกับใคร?
หอพักขนาดเล็ก (10-20 ห้อง) ที่ยังไม่อยากลงทุน และพอมีเวลาทำบิล 2-3 ชั่วโมง/เดือน
วิธีที่ 2: ใช้เทมเพลต Excel สำเร็จรูป (ใช้เวลา 3-4 ชั่วโมง)
วิธีนี้ดีกว่าวิธีแรกตรงที่ มีสูตรคำนวณสำเร็จรูป คุณแค่ใส่เลขมิเตอร์ ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ ลดโอกาสผิดพลาดและประหยัดเวลา
📋 ขั้นตอนการทำงาน (100 ห้อง)
- ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel (ฟรีจาก Google หรือซื้อ 100-500 บาท)
- ตั้งค่าข้อมูลหอพัก (ชื่อห้อง, ค่าเช่า, ราคาน้ำ-ไฟ) ครั้งแรกครั้งเดียว
- เดินจดมิเตอร์น้ำ-ไฟทุกห้อง (1-2 ชั่วโมง)
- พิมพ์เลขมิเตอร์ลง Excel (30-45 นาที)
- ระบบคำนวณให้อัตโนมัติ (ไม่ต้องทำอะไร)
- Copy-Paste บิลส่งให้ลูกบ้านทาง LINE ทีละคน (1-2 ชั่วโมง)
⏱️ รวมเวลา: 3-4 ชั่วโมง (ลดจาก 5-6 ชั่วโมง → ประหยัด 33-40%)
✅ ข้อดี
- ฟรี หรือราคาถูก - มีเทมเพลตฟรีเยอะ หรือซื้อแค่ 100-500 บาท
- คำนวณอัตโนมัติ - ลดโอกาสผิดพลาด
- ประหยัดเวลา 33-40% - เทียบกับทำเอง
- ใช้งานง่าย - แค่ใส่เลขมิเตอร์ ระบบคำนวณให้
❌ ข้อเสีย
- ยังต้องพิมพ์เลขมิเตอร์ด้วยมือ - เสี่ยงพิมพ์ผิด
- ยังต้องส่งบิลทีละคน - เสียเวลา 1-2 ชั่วโมง
- ไม่มีระบบติดตามการชำระเงิน - ต้องเช็คด้วยตัวเอง
- เทมเพลตบางตัวไม่เหมาะกับหอพักคุณ - ต้องปรับแต่งเอง
💡 เหมาะกับใคร?
หอพักขนาดกลาง (30-50 ห้อง) ที่ต้องการลดเวลาทำบิล แต่ยังไม่พร้อมลงทุนระบบอัตโนมัติ
วิธีที่ 3: ใช้ Google Forms เก็บข้อมูล (ใช้เวลา 2-3 ชั่วโมง)
วิธีนี้เหมาะกับหอพักที่ ให้ลูกบ้านจดมิเตอร์เอง แล้วส่งข้อมูลผ่าน Google Forms ทำให้ประหยัดเวลาเดินจดมิเตอร์
📋 ขั้นตอนการทำงาน (100 ห้อง)
- สร้าง Google Forms ให้ลูกบ้านกรอกเลขมิเตอร์ (ตั้งค่าครั้งแรกครั้งเดียว)
- ส่ง Link Forms ให้ลูกบ้านทุกห้อง (ทาง LINE Group หรือ LINE OA)
- รอลูกบ้านกรอกข้อมูล (1-2 วัน)
- ดาวน์โหลดข้อมูลจาก Google Forms เป็น Excel (5 นาที)
- คำนวณค่าน้ำค่าไฟด้วย Excel Template (30 นาที)
- Copy-Paste บิลส่งให้ลูกบ้านทาง LINE ทีละคน (1-2 ชั่วโมง)
⏱️ รวมเวลา: 2-3 ชั่วโมง (ลดจาก 5-6 ชั่วโมง → ประหยัด 50-60%)
✅ ข้อดี
- ฟรี 100% - Google Forms ใช้ฟรี
- ไม่ต้องเดินจดมิเตอร์ - ลูกบ้านจดเอง ประหยัดเวลา 1-2 ชั่วโมง
- ลดโอกาสจดผิด - ลูกบ้านจดเลขมิเตอร์ตัวเอง
- ข้อมูลเก็บใน Google Sheets - เข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา
❌ ข้อเสีย
- ต้องรอลูกบ้านกรอกข้อมูล - บางคนลืม บางคนไม่กรอก
- ต้องติดตามลูกบ้านที่ยังไม่กรอก - เสียเวลาเช็คและเตือน
- ยังต้องคำนวณและส่งบิลด้วยมือ - ประหยัดเวลาได้แค่ครึ่งเดียว
- ลูกบ้านอาจกรอกผิด - ต้องเช็คความถูกต้อง
💡 เหมาะกับใคร?
หอพักที่ลูกบ้านส่วนใหญ่เป็นคนรุ่นใหม่ (ใช้ Smartphone คล่อง) และเจ้าของไม่มีเวลาเดินจดมิเตอร์
วิธีที่ 4: ใช้ Google Sheets + Google Apps Script (ใช้เวลา 1-2 ชั่วโมง)
วิธีนี้เหมาะกับคนที่ มีความรู้ด้านเทคนิคพอสมควร หรือจ้างคนเขียน Script ให้ (ราคา 2,000-5,000 บาท) เพื่อทำให้ระบบส่งบิลอัตโนมัติผ่าน LINE
📋 ขั้นตอนการทำงาน (100 ห้อง)
- ตั้งค่า Google Sheets + Apps Script (ครั้งแรกครั้งเดียว, หรือจ้างคนทำให้)
- เดินจดมิเตอร์น้ำ-ไฟทุกห้อง หรือให้ลูกบ้านกรอก Forms (1-2 ชั่วโมง หรือ 1-2 วัน)
- พิมพ์เลขมิเตอร์ลง Google Sheets (30 นาที)
- กดปุ่ม "ส่งบิล" → Script จะคำนวณและส่งบิลให้ลูกบ้านทุกคนอัตโนมัติผ่าน LINE (5 นาที)
⏱️ รวมเวลา: 1-2 ชั่วโมง (ลดจาก 5-6 ชั่วโมง → ประหยัด 67-80%)
✅ ข้อดี
- ฟรี (ถ้าทำเอง) - หรือจ่ายครั้งเดียว 2,000-5,000 บาท
- ส่งบิลอัตโนมัติผ่าน LINE - ประหยัดเวลา 1-2 ชั่วโมง
- คำนวณอัตโนมัติ - ลดโอกาสผิดพลาด
- ปรับแต่งได้ตามต้องการ - ถ้ามีความรู้ด้าน Coding
❌ ข้อเสีย
- ต้องมีความรู้ด้าน Coding - หรือจ้างคนทำให้ (2,000-5,000 บาท)
- ต้องดูแลรักษา Script - ถ้า Google เปลี่ยน API อาจต้องแก้ไข
- ยังต้องพิมพ์เลขมิเตอร์ด้วยมือ - เสี่ยงพิมพ์ผิด
- ไม่มีระบบติดตามการชำระเงิน - ต้องเพิ่ม Script เอง
💡 เหมาะกับใคร?
หอพักขนาดกลาง-ใหญ่ (50-100 ห้อง) ที่มีความรู้ด้าน Coding หรือพร้อมจ้างคนทำให้ครั้งเดียว
วิธีที่ 5: ใช้ระบบอัตโนมัติ (Flowly Dorm) (ใช้เวลา 15-30 นาที)
นี่คือวิธีที่ ประหยัดเวลาที่สุด เพราะทุกอย่างทำอัตโนมัติ ตั้งแต่จดมิเตอร์ผ่าน LINE, คำนวณค่าน้ำค่าไฟ, ส่งบิลให้ลูกบ้าน, ไปจนถึงติดตามการชำระเงิน
📋 ขั้นตอนการทำงาน (100 ห้อง)
- ตั้งค่าข้อมูลหอพัก (ครั้งแรกครั้งเดียว, 30 นาที)
- พิมพ์คำสั่ง "จดมิเตอร์" ใน LINE → ระบบจะถามเลขมิเตอร์ทีละห้อง (15-30 นาที)
- ระบบคำนวณและส่งบิลให้ลูกบ้านทุกคนอัตโนมัติผ่าน LINE (ไม่ต้องทำอะไร)
- ลูกบ้านโอนเงิน → แจ้งโอนผ่าน LINE → ระบบบันทึกอัตโนมัติ (ไม่ต้องทำอะไร)
⏱️ รวมเวลา: 15-30 นาที (ลดจาก 5-6 ชั่วโมง → ประหยัด 90-95%)
✅ ข้อดี
- ประหยัดเวลา 90-95% - จาก 5-6 ชั่วโมง เหลือ 15-30 นาที
- จดมิเตอร์ผ่าน LINE - ไม่ต้องเดิน ไม่ต้องพิมพ์ Excel
- ส่งบิลอัตโนมัติ - ระบบส่งให้ทุกคนพร้อมกัน
- ติดตามการชำระเงิน - รู้ทันทีว่าใครโอนแล้ว ใครยัง
- ลูกบ้านแจ้งโอนผ่าน LINE - ไม่ต้อง Screenshot มาส่ง
- ข้อมูลปลอดภัย - เก็บใน Google Drive ของคุณเอง
- ซื้อครั้งเดียว ใช้ตลอดชีพ - ไม่ต้องจ่ายรายเดือน
❌ ข้อเสีย
- จ่ายตามใช้จริง - 3-10 บาท/บิล (หอพัก 100 ห้อง = 300-1,000 บาท/เดือน)
- ต้องมี LINE Official Account - (ฟรี หรือ Pro 400 บาท/เดือน ถ้าต้องการส่งข้อความไม่จำกัด)
💡 เหมาะกับใคร?
หอพักทุกขนาด (20-200+ ห้อง) ที่ต้องการประหยัดเวลา ลดโอกาสผิดพลาด และให้บริการลูกบ้านได้ดีขึ้น
📦 แพ็กเกจ Flowly Dorm
แพ็กเกจ Standard
- ใช้ Google Sheets เก็บข้อมูล
- จดมิเตอร์ผ่าน LINE
- ส่งบิลอัตโนมัติ
- ติดตามการชำระเงิน
- เหมาะกับคนที่ใช้ Google Sheets คล่อง
แพ็กเกจ Pro
- ทุกอย่างใน Standard
- + Web App Dashboard (ดูข้อมูลง่ายกว่า)
- + รายงานสรุปรายได้/รายจ่าย
- + สถิติการชำระเงิน
- เหมาะกับคนที่ต้องการ UI สวยงาม ใช้งานง่าย
เปรียบเทียบ 5 วิธี แบบละเอียด
| วิธี | เวลา (100 ห้อง) | ราคา | ความยาก | โอกาสผิดพลาด |
|---|---|---|---|---|
| 1. Excel ตัวเปล่า | 5-6 ชม. | ฟรี | ⭐⭐⭐⭐ (ยาก) | สูงมาก |
| 2. Excel Template | 3-4 ชม. | ฟรี-500 บาท | ⭐⭐⭐ (ปานกลาง) | ปานกลาง |
| 3. Google Forms | 2-3 ชม. | ฟรี | ⭐⭐⭐ (ปานกลาง) | ปานกลาง |
| 4. Google Sheets + Script | 1-2 ชม. | 2,000-5,000 บาท | ⭐⭐⭐⭐ (ยาก) | ต่ำ |
| 5. Flowly Dorm | 15-30 นาที | 3-10 บาท/บิล | ⭐ (ง่ายมาก) | ต่ำมาก |
📊 สรุปการเปรียบเทียบ
- 🏆 ประหยัดเวลาที่สุด: Flowly Dorm (15-30 นาที)
- 💰 ถูกที่สุด: Excel ตัวเปล่า / Google Forms (ฟรี)
- ⚖️ คุ้มค่าที่สุด: Flowly Dorm (จ่าย 3-10 บาท/บิล ประหยัดเวลา 5 ชั่วโมง/เดือน = 60 ชั่วโมง/ปี)
- 🎯 เหมาะกับมือใหม่: Excel Template หรือ Flowly Dorm
Case Study: หอพัก 120 ห้อง ลดเวลา 90%
คุณกนกพร - เจ้าของหอพัก 120 ห้อง (กรุงเทพฯ)
ใช้ Flowly Dorm มา 6 เดือน
😫 ปัญหาก่อนใช้ Flowly Dorm
- ทำบิล 120 ห้อง ใช้เวลา 6-7 ชั่วโมง/เดือน
- เคยส่งบิลผิดห้อง 3-4 ครั้ง/เดือน
- ลูกบ้านโทรมาถามว่า "โอนแล้วนะคะ ทำไมยังไม่ได้รับการยืนยัน?"
- ต้องเช็ค Statement ธนาคารด้วยมือ เทียบกับรายชื่อลูกบ้าน
✅ ผลลัพธ์หลังใช้ Flowly Dorm
- ทำบิลเหลือ 30 นาที/เดือน (ลดจาก 6-7 ชั่วโมง)
- ไม่เคยส่งบิลผิดห้องอีกเลย - ระบบส่งให้อัตโนมัติ
- ลูกบ้านแจ้งโอนผ่าน LINE - ระบบบันทึกอัตโนมัติ
- รู้ทันทีว่าใครโอนแล้ว ใครยัง - ไม่ต้องเช็ค Statement
💬 คำพูดจากคุณกนกพร
"ตอนแรกกลัวว่าจะใช้ไม่เป็น แต่พอลองแล้วง่ายมาก แค่พิมพ์ 'จดมิเตอร์' ใน LINE ระบบก็ถามเลขมิเตอร์ทีละห้อง พอจดเสร็จ ระบบส่งบิลให้ลูกบ้านทุกคนเลย ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม ประหยัดเวลาได้มากจริงๆ ตอนนี้มีเวลาไปทำธุรกิจอื่นแล้ว"
❌ ก่อนใช้ Flowly
6-7 ชั่วโมง
ทำบิล 120 ห้อง/เดือน
✅ หลังใช้ Flowly
30 นาที
ทำบิล 120 ห้อง/เดือน
💰 คำนวณความคุ้มค่า
- ประหยัดเวลา: 6.5 ชั่วโมง/เดือน = 78 ชั่วโมง/ปี
- ถ้าคิดค่าเวลาชั่วโมงละ 200 บาท = 15,600 บาท/ปี
- ใช้ Flowly Dorm: 300-1,000 บาท/เดือน (หอพัก 100 ห้อง)
- คืนทุนภายใน: 5-6 เดือน
คำถามที่ถามบ่อย (FAQ)
❓ ทำบิลหอพัก 100 ห้อง ใช้เวลานานแค่ไหน?
ถ้าทำด้วยมือ (Excel ธรรมดา + คำนวณเอง) จะใช้เวลาประมาณ 5-6 ชั่วโมง สำหรับหอพัก 100 ห้อง แต่ถ้าใช้ระบบอัตโนมัติ เช่น Flowly Dorm จะใช้เวลาเพียง 15-30 นาที เท่านั้น
❓ วิธีไหนดีที่สุดสำหรับหอพักขนาดเล็ก (20-30 ห้อง)?
แนะนำ Excel Template หรือ Google Forms เพราะฟรี ไม่ต้องลงทุน และใช้เวลาทำบิลประมาณ 1-2 ชั่วโมง ซึ่งยังพอรับได้สำหรับหอพักขนาดเล็ก
❓ ระบบอัตโนมัติราคาเท่าไหร่?
Flowly Dorm เป็นระบบจ่ายตามใช้จริง 3-10 บาทต่อบิล ไม่มีค่าติดตั้ง ไม่มีค่าบำรุงรักษารายเดือน หอพัก 100 ห้อง = 300-1,000 บาท/เดือน ถูกกว่าระบบรายเดือน 50-90%
❓ ถ้าซื้อระบบแล้ว ต้องจ่ายรายเดือนไหม?
ไม่ต้องจ่ายรายเดือน Flowly Dorm เป็นระบบจ่ายตามใช้จริง 3-10 บาท/บิล ไม่มีค่าติดตั้ง ไม่มีค่าบำรุงรักษารายเดือน จ่ายเฉพาะบิลที่ส่งจริง
❓ ระบบอัตโนมัติช่วยลดเวลาได้จริงหรือ?
ช่วยได้จริง จากข้อมูลลูกค้า Flowly Dorm ที่มีหอพัก 80-120 ห้อง ลดเวลาทำบิลจาก 5-6 ชั่วโมง เหลือเพียง 15-30 นาที (ลดได้ 90% ของเวลา)
❓ ถ้าเลิกใช้ระบบ ข้อมูลจะหายไหม?
ไม่หาย เพราะ Flowly Dorm เก็บข้อมูลใน Google Drive ของคุณเอง (ไม่ใช่ Cloud ของ Flowly) ถ้าเลิกใช้ ข้อมูลทั้งหมดยังอยู่ใน Google Sheet ของคุณ สามารถ Export เป็น Excel ได้ตลอดเวลา
❓ ต้องมีความรู้ด้าน IT ไหม?
ไม่ต้อง Flowly Dorm ออกแบบให้ใช้งานง่าย เพียงแค่พิมพ์คำสั่งใน LINE (เช่น 'จดมิเตอร์', 'จดค่าใช้จ่าย') ระบบจะคำนวณและสร้างบิลให้อัตโนมัติ ไม่ต้องเข้าใจเทคนิคซับซ้อน
❓ ลูกบ้านต้องติดตั้งอะไรไหม?
ไม่ต้อง ลูกบ้านเพียงแอด LINE@ ของหอพักเป็นเพื่อน (ใช้ LINE ธรรมดาที่มีอยู่แล้ว) ก็สามารถรับบิล, แจ้งโอนเงิน, แจ้งซ่อม ผ่าน LINE ได้ทันที
📚 บทความที่เกี่ยวข้อง
พร้อมลดเวลาทำบิลให้เหลือ 30 นาทีแล้วหรือยัง?
ลองใช้ Flowly Dorm ฟรี 14 วัน ไม่ต้องใส่บัตรเครดิต